Si courant et pourtant si soumis à interrogation, comment écrire un mail ? Voilà bien une question à laquelle nous sommes toutes et tous confrontés à de multiples reprises. Abordons ici ensemble quelques éléments de réponse à cette question.

1. Comprendre l’objectif de votre mail

Avant de commencer à écrire votre mail, prenez un moment pour déterminer l’objectif principal de votre message. Est-ce une demande de renseignements, une demande de collaboration, un suivi d’une réunion ou une demande d’assistance ? Votre objectif guidera la structure, le ton et le contenu de votre mail. Par exemple, si vous écrivez un mail pour demander un rendez-vous, le ton peut être plus formel, tandis que si vous écrivez pour partager un article intéressant avec un collègue, le ton peut être plus décontracté. Assurez-vous de garder votre objectif à l’esprit tout au long de la rédaction de votre mail.

2. Choisir un objet clair et concis

L’objet de votre mail doit être concis et clair, reflétant l’objectif principal de votre message. Il doit donner au destinataire une idée précise de ce dont il s’agit, l’incitant ainsi à ouvrir et à lire votre mail. Évitez les objets vagues ou trompeurs, car ils pourraient donner une mauvaise impression et conduire à l’ignorance de votre message. Par exemple, si vous écrivez pour demander un rendez-vous, un objet approprié pourrait être « Demande de rendez-vous le 10 mai – [Votre nom] ».

3. Salutations et formules de politesse

Comme dans une lettre officielle, le choix des salutations et formules de politesse est important. Dans un mail, cela dépend du niveau de formalité de votre mail et de la relation que vous entretenez avec le destinataire. Pour un mail professionnel, il est préférable d’utiliser une formule de politesse telle que « Monsieur » ou « Madame », suivie du nom de famille du destinataire. Si vous connaissez bien le destinataire, vous pouvez utiliser un ton plus décontracté et les saluer par leur prénom. Par exemple : « Bonjour Julien, » ou « Chère Carole, ».

4. Structurez votre mail avec clarté

Pour faciliter la lecture et la compréhension de votre mail, divisez-le en paragraphes clairs et distincts. Chaque paragraphe doit aborder un point ou une idée spécifique. Il est préférable de commencer par une introduction brève et informative, expliquant l’objectif de votre mail. Ensuite, développez votre argumentaire ou votre demande dans les paragraphes suivants. Terminez par une conclusion récapitulative et une indication claire des actions attendues de la part du destinataire.

5. Exemple de mail pour demander un rendez-vous

Objet : Demande de rendez-vous le 10 mai – [Votre nom]

Bonjour Monsieur Dubois,

J’espère que vous allez bien. Je vous écris pour vous proposer un rendez-vous le 10 mai afin de discuter de notre collaboration potentielle sur le projet XYZ. Je suis convaincu que notre expertise commune pourrait mener à des résultats bénéfiques pour nos deux entreprises.

Au cours de la réunion, j’aimerais aborder les sujets suivants :

  • Présentation de notre entreprise et de nos compétences
  • Discussion sur les objectifs du projet XYZ
  • Exploration des synergies potentielles et des domaines de collaboration

Je suis disponible le 10 mai à 14h ou à 16h. Si aucune de ces heures ne vous convient, n’hésitez pas à me proposer d’autres créneaux.

Je vous remercie par avance de votre réponse et je suis impatient de vous rencontrer pour échanger sur cette opportunité de collaboration. N’hésitez pas à me contacter si vous avez des questions ou si vous souhaitez discuter de points précis avant notre rendez-vous.

Cordialement,

[Votre nom]
[Votre poste]
[Votre entreprise]

6. Utilisez un langage clair et précis

Le langage utilisé pour écrire un mail doit être clair et précis pour éviter toute confusion et controverse. Les phrases courtes et simples sont préférables aux phrases longues et compliquées, car elles facilitent la compréhension de votre message. Veillez également à utiliser un vocabulaire approprié et professionnel, en évitant le jargon, les abréviations ou les expressions familières qui pourraient ne pas être comprises par le destinataire.

7. Relisez et corrigez votre mail

Avant d’envoyer votre mail, relisez-le attentivement pour corriger les éventuelles fautes d’orthographe, de grammaire ou de syntaxe. La qualité de votre écriture est le reflet de votre professionnalisme et un mail bien écrit et exempt d’erreurs donnera une meilleure impression au destinataire. N’hésitez pas à utiliser un correcteur orthographique ou un logiciel de vérification grammaticale pour vous aider dans cette étape.

piece jointe mail

8. Soyez attentif aux pièces jointes et à la mise en forme

Si votre mail contient des pièces jointes, assurez-vous de les inclure avant d’envoyer votre message. Il est également important de mentionner leur présence dans le corps du mail, en précisant leur contenu et leur utilité. Veillez à utiliser une mise en forme claire et uniforme pour écrire votre mail, en optant pour une police professionnelle et une taille de caractère appropriée. Évitez les couleurs flashy ou les mises en forme extravagantes, qui pourraient distraire le destinataire et nuire à la compréhension de votre message.

9. Adapter le ton à votre destinataire

Comme pour les salutations et les formules de politesse au début et à la fin du mail, il est important, dans le corps de votre mail, d’adapter le ton de votre mail en fonction de votre destinataire et de la situation. Dans un contexte professionnel, il est préférable d’adopter un ton formel et respectueux, en évitant les expressions trop familières ou décontractées. Si vous écrivez à un collègue avec qui vous avez une relation plus proche, vous pouvez adopter un ton plus informel et chaleureux. N’oubliez pas que le ton de votre mail peut influencer la manière dont il est perçu par le destinataire et affecter la qualité de la réponse que vous recevrez.

10. La pertinence du contenu

Veillez à ce que le contenu de votre mail soit concret, vous n’êtes pas dans un roman fantastique. Évitez de divaguer ou d’inclure des informations inutiles qui pourraient diluer votre message principal. Il est préférable de rester centré sur l’objectif de votre mail et de fournir les informations nécessaires pour que le destinataire comprenne clairement ce que vous attendez de lui. Cela facilitera la prise de décision et la réponse de la part du destinataire.

11. Utiliser des listes à puces ou numérotées

Les listes à puces ou numérotées sont un excellent moyen d’organiser les informations de manière claire et concise. Elles permettent de présenter les points importants de manière visuellement attrayante, facilitant la lecture et la compréhension de votre message. Utilisez des listes pour énumérer les actions à entreprendre, les points à discuter ou les éléments à prendre en compte dans votre mail.

12. Inclure des appels à l’action clairs

Il est crucial d’inclure des appels à l’action clairs dans votre mail, en indiquant explicitement ce que vous attendez du destinataire. Les appels à l’action peuvent prendre la forme de questions, de demandes ou de suggestions, et doivent être formulés de manière claire et concise. Par exemple, vous pouvez écrire : « Pourriez-vous me confirmer votre disponibilité pour un rendez-vous le 10 mai ? » ou « Je vous invite à consulter la pièce jointe pour plus d’informations sur le projet ».

13. Prévoir un délai de réponse

Il est courtois de donner au destinataire un délai raisonnable pour répondre à votre mail. En fonction de la nature et de l’urgence de votre demande, vous pouvez préciser un délai spécifique, tel que « Merci de me répondre d’ici le 5 mai » ou utiliser une formulation plus générale, comme « Je vous saurais gré de bien vouloir me répondre dès que possible ». Cela permettra au destinataire de gérer son temps et ses priorités efficacement.

14. Utiliser les fonctions de suivi et de rappel

De nombreux clients de messagerie offrent des fonctions de suivi et de rappel qui vous permettent de garder une trace des mails importants et de vous assurer qu’ils sont traités en temps voulu. Vous pouvez utiliser ces fonctionnalités pour planifier des rappels pour vous-même ou pour le destinataire, afin de vous assurer que les actions requises sont bien entreprises.

15. Gérer les réponses et les conversations

Lorsque vous recevez une réponse à votre mail, il est important de la gérer de manière appropriée et professionnelle. Si le destinataire a répondu à toutes vos questions ou préoccupations, remerciez-le et, si nécessaire, indiquez les prochaines étapes à suivre. Si le destinataire n’a pas répondu à toutes vos questions ou si des points restent flous, n’hésitez pas à écrire un mail complémentaire pour demander des éclaircissements ou des informations supplémentaires.

Dans les conversations par mail, veillez à maintenir une bonne organisation en répondant directement au mail en question, plutôt qu’en créant un nouveau fil de discussion. Cela permettra de conserver l’historique des échanges et facilitera la référence aux messages précédents.

16. Protéger la confidentialité des informations

Lorsque vous échangez des informations sensibles ou confidentielles par mail, il est crucial de protéger la confidentialité de ces informations. Vous pouvez utiliser des méthodes de chiffrement ou de protection par mot de passe pour les pièces jointes contenant des données sensibles. De plus, évitez de partager des informations confidentielles avec des personnes non autorisées ou non concernées par le sujet. Enfin, vérifiez toujours les adresses e-mail des destinataires avant d’envoyer un mail contenant des informations sensibles pour éviter toute divulgation accidentelle.

En suivant ces conseils, vous serez en mesure de rédiger et gérer vos mails de manière plus efficace, professionnelle et sécurisée. Prenez le temps de bien structurer et relire vos mails avant de les envoyer, et n’hésitez pas à utiliser les outils et fonctionnalités offerts par votre client de messagerie pour optimiser votre communication électronique. Voilà, vous savez à présent comment écrire un mail efficacement !

A.C