Apprendre à écrire une lettre est nécessaire pour de nombreuses raisons. Cela peut vous aider dans vos affaires, vos études et même vos relations personnelles, bien entendu. Cependant, il y a quelques règles à respecter pour rédiger une lettre officielle de manière à ce qu’elle soit compréhensible de vos lecteurs. Dans ce sujet, abordons les différentes étapes de son écriture.
La finalité de la lettre et son caractère officiel
La première chose à faire est d’esquisser les informations ou les idées que nous voulons que notre public comprenne à la lecture de ce document, puis de les énoncer clairement au début et à la fin du courrier. Lorsque vous rédigez une lettre formelle, il est important de connaître le ton approprié. Ainsi, vous devez communiquer avec quelqu’un dans un contexte officiel et maintenir le professionnalisme tout au long de votre correspondance. C’est essentiel si vous vous adressez à l’administration ou à une entreprise. Cela peut l’être aussi si vous prenez le temps de rédiger un contenu à l’attention des proches d’un défunt dans ce que l’on appelle une lettre de condoléances.
Avec quel outil démarrer l’écriture d’une lettre officielle ?
Au XXIème Siècle, l’usage des logiciels de traitement de texte comme Microsoft Word, LibreOffice Writer ou encore Google Doc sont très utiles pour plusieurs raisons : Ils permettent de créer aisément de la mise en forme en utilisant des polices bien lisibles pour les lecteurs et disposent également de correcteurs d’orthographe permettant, à défaut d’être complètement précis, de remarquer occasionnellement quelques coquilles dans vos contenus. Ils permettent aussi d’imprimer le document à l’aide d’une imprimante (jet d’encre ou laser) et les fichiers peuvent être transmis par mail ou partagés sur différentes plateformes et clouds.
Le stylo et le papier
Si vous préférez utiliser « la plume », que ce soit au stylo ou encore avec un porte-plume, il n’est pas interdit non plus de s’inspirer d’un document officiel une première fois « tapé à la machine ». Cependant, on préférera toutefois le stylo pour des notes rapides à défaut d’autre chose, dans le cadre d’une communication entre deux collègues par exemple ; Le stylo pourra également être utilisé pour une lettre de motivation (encore que ce ne soit plus autant considéré comme un gage de sérieux que par le passé). Notez également que cela présente un défaut d’envoyer une lettre de motivation manuscrite, car cette dernière ne devient qu’un élément papier volant qu’il est plus difficile de passer d’un service à l’autre dans une entreprise. A vous de voir mais songez toujours au fonctionnement organisationnel de l’entreprise que vous sollicitez.
Le multimodal au service de vos intentions
Bien entendu, plus question d’utiliser une machine à écrire (?!) ; Cela pourrait être mal perçu de la part du lecteur car un contenu moderne doit avoir la faculté d’être lu, copié et partagé (oui, vous avez bien lu). Si vous considérez que ce ne doit pas être le cas, les outils modernes vous offrent aussi des options de confidentialité mais le multimodal est la norme pour les humains du XXIème Siècle. Chez Commentecrire.fr, nous insistons sur ce point lorsque nous évoquons la rédaction : Un document doit être disponible sous un format standard pour vous donner la chance d’être en phase avec tous les publics de lecteurs. On peut, à partir d’un contenu informatisé donné passer du texte au son (utile pour les malvoyants), du son à la vidéo (tout à fait utile pour les malentendants), de la vidéo au texte, etc. Et tant mieux !
Quelle forme adopter pour votre courrier officiel ?
Pour vous assurer que votre correspondance sera bien reçue, vous devez inclure certaines informations importantes. Une lettre a ainsi trois parties distinctes que nous voyons ci-dessous : L’en-tête, le corps de la lettre, le pied de la lettre (comme pour une page web).
L’en-tête du courrier
Écrivez en haut de cette page qu’elle provient bien de vous (nom, prénom, adresse en haut à gauche). Précisez à droite le destinataire (le plus précisément possible) en notant ainsi, pour une entreprise par exemple, le nom commercial, le service souhaité et l’adresse ; Le nom d’un correspondant ajouté est également plus judicieux. Vous pouvez ainsi ajouter la mention « à l’attention de Monsieur/Madame X.). Datez votre lettre dans tous les cas. Si c’est un mail, ne le datez pas bien évidemment.
En résumé, un courrier officiel aura ces mentions pour le destinataire :
- la fonction ou le titre complet et le nom,
- le nom de l’entreprise ou de l’organisation (au besoin),
- l’adresse complète.
Le corps du document
Il faut bien démarrer le contenu du document par une formule dite « d’appel ». Ensuite, il s’agit d’organiser votre contenu e fonction de vos objectifs avant de conclure.
La formule d’appel
Saluez ici le destinataire en le nommant si possible (au besoin, faites des recherches sur votre destinataire, ceci est un vrai conseil). Précisez le titre, le prénom et le nom ou éventuellement le titre et le prénom : « Cher M. Dupont, » Précisons que pour les hommes, vous pouvez utiliser l’abréviation « M. » à la place de « Monsieur » mais non pas « Mr. » qui est abréviation anglophone de « Mister« . Pour les dames, pas de Mademoiselle ou de diminutif de type « Mlle ». On prendra ainsi soin d’écrire : « Mme » ou « Madame ».
Si vous ne connaissez pas le nom de votre correspondant, utilisez une formule de type : « M./Mme le/la responsable des Ressources Humaines » dans le cas d’un courrier à l’attention de ce service. Vous aurez soin bien entendu d’adapter la formule. Dans le pire des cas, par manque d’information, contentez-vous d’un « Madame, Monsieur, ».
Le corps du document
Allez droit au but pour que l’objectif soit clair d’emblée. Par exemple, si vous envoyez un courrier à l’administration suite à la réception d’une lettre venant de ses services, rappelez le courrier ainsi . Le [date], vous m’avez envoyé un courrier dont la référence est la suivante : [référence], etc.
Soyez concis et précis. Dans la mesure du possible, surtout s’il s’agit de s’adresser à une entreprise ou à une administration, votre contenu doit tenir dans la mesure du possible en une seule page. Aérez en paragraphes ayant pur objectif de donner une information à retenir. Un paragraphe = Un argument. Vous pouvez donc passer des lignes de manière à rendre lisible les différentes phrases du contenu.
La conclusion de la lettre officielle
Finalisez votre courrier par une formule de politesse. Il en existe de nombreuses, toujours perçus par celles et ceux qui écrivent comme insuffisamment explicites. Voici quelques propositions :
Je vous prie d’agréer l’expression de mon profond respect.
Veuillez agréer, Madame, Monsieur, l’expression de mes salutations distinguées.
Je vous prie d’agréer, Madame, Monsieur, l’expression de mes sentiments distingués.
Dans l’attente de votre réponse, je vous prie d’agréer, Madame, Monsieur, l’expression de mes sincères salutations.
Veuillez croire en mes respectueux sentiments.
Veuillez croire, cher Monsieur, à mes sentiments cordiaux.
Elles sont à adapter à votre interlocuteur et à vos intentions. Nous ne considérons pas qu’il y ait potentielle erreur à l’usage de celles ci-dessus.
Une fois la formule de politesse réalisée, pour un courrier officiel, tapez votre prénom et votre nom. Si vous imprimez le courrier, vous pouvez également le signer.
L’envoi du courrier par les services postaux
Pliez en trois votre courrier de manière à rendre visible l’en-tête à l’ouverture de l’enveloppe en procédant par un pliage en trois tiers. Si vous avez l’intention d’utiliser les services postaux, pensez à mettre l’adresse complète du destinataire (la même que sur le courrier en précisant au besoin le service de l’entreprise concernée ou de l’administration). Pensez également à apposer votre nom et adresse au dos de l’enveloppe. L’affranchissement est à étudier avec la poste, tout dépend de l’éloignement du destinataire et du caractère urgent ou non de votre courrier.
Même si vous devez envoyer votre lettre en recommandé, mettez les mentions évoquées plus haut sur l’enveloppe.
X.D.